Definir a maneira como cobrar cliente pode ser desconfortável para muitos empreendedores, sobretudo quando o pagamento está atrasado há tempos.
Mas não se preocupe! Basta manter uma comunicação assertiva e profissional durante esse processo — e é o que vamos ensinar neste artigo.
Pronto para descobrir como cobrar um cliente educadamente por telefone, WhatsApp ou qualquer outro meio de comunicação?
Estar na posição de cobrar um cliente é desagradável, mas não precisa ser motivo de preocupação. O segredo está em abordá-lo de forma educada e aberta.
Em vez de pressionar, envie uma mensagem simples lembrando do pagamento e mostrando que está disposto a ajudar.
Escutar o lado do cliente também é fundamental, pois pode haver alguma dificuldade que você desconhece.
Que tal oferecer opções flexíveis de pagamento? Ao propor soluções, como prazos maiores ou parcelamentos, a conversa flui melhor, e você mantém a relação de forma leve e amigável.
Como vimos, há maneiras suaves de fazer cobranças. Agora, vamos aprofundar nos pontos que você deve considerar ao entrar em contato para cobrar o cliente.
Antes de realizar uma cobrança, é importante ter um controle completo de todas as vendas feitas ao cliente, incluindo as pendências e os pagamentos já efetuados.
Por isso, você deve ter uma gestão de vendas bem estruturada, com registros atualizados sobre negociações, valores e prazos. Desse modo, você evita confusões e enganos.
Cada cliente pode ter um comportamento diferente em relação às dívidas, e identificar o perfil do devedor permite ajustar a estratégia de cobrança. Veja os 4 perfis mais comuns:
Antes de iniciar a conversa ou enviar uma mensagem, leve em consideração fatores como a urgência da dívida e o relacionamento que você tem com o devedor.
Se o cliente é antigo e mantém uma relação de confiança com sua empresa, a conversa pode ser mais amigável e flexível, permitindo negociações ou até prazos maiores.
Mas como cobrar um cliente que não paga? Clientes com histórico problemático demandam uma abordagem mais direta e firme, deixando claro os prazos e as consequências do não pagamento.
Quando pensar em como cobrar cliente, o primeiro ponto é nunca assumir que ele deixou de pagar propositalmente. Pode ser que o atraso tenha ocorrido por imprevistos, e começar uma cobrança de forma agressiva nunca é o melhor caminho.
Aguarde ao menos dois ou três dias após o vencimento antes de fazer o primeiro contato. Se a dívida vence no dia 05/12, espere até o dia 08/12 para iniciar a cobrança. Isso dá ao cliente um tempo adicional para resolver possíveis problemas com o pagamento.
Outro fator importante é o momento do devedor. É necessário avaliar:
Outro aspecto relevante sobre como cobrar cliente com inadimplência são as formas de pagamento que você pretende disponibilizar.
Avalie condições que facilitem a quitação, mas sem comprometer o seu negócio. Isso pode ajudar a fechar acordos vantajosos para todas as partes envolvidas. Algumas opções são:
Não sabe como cobrar um cliente educadamente por WhatsApp? E se você pensar em algumas frases para cobrar cliente? Você pode formular modelos de mensagens e adaptá-los conforme a situação do devedor. Confira duas sugestões no próximo tópico!
Modelo 1
Olá [cliente], tudo certo?
Aqui é [seu nome], da [nome da empresa].
Estou entrando em contato para lembrar sobre a fatura no valor de R$XX, que ainda está pendente.
Para facilitar, estou enviando um boleto atualizado com uma nova data de vencimento.
Se precisar de ajuda com o pagamento ou tiver alguma dúvida, estou à disposição.
Atenciosamente,
[Seu nome].
Modelo 2
Oi [cliente], como está?
Sou [seu nome] da [nome da empresa].
Gostaria de lembrar que a fatura de R$XX referente ao mês [x] ainda não foi quitada.
Se houver algum problema ou se precisar de um novo prazo para o pagamento, por favor, nos avise.
Estamos aqui para ajudar!
Obrigado,
[Seu nome].
Viu como é fácil? Se você não tiver tempo disponível para enviar as cobranças individualmente, invista em um sistema de cobranças automatizado. Essa ferramenta envia lembretes para o cliente via WhatsApp, e-mail, SMS ou outro meio digital.
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Com o OK Cobrança, é possível acompanhar os títulos a receber e até realizar a negativação pelo sistema.
A automação faz com que as notificações sejam enviadas automaticamente por e-mail e SMS, o que otimiza a cobrança e ajuda a reduzir a inadimplência.
Além disso, essa centralização economiza tempo e melhora a administração financeira. O processo de cobrança fica mais ágil e simples, ajudando você a manter o fluxo de caixa em dia.
Conheça as soluções da OK e simplifique suas cobranças!Quando surgir a dúvida sobre como cobrar cliente, opte por uma abordagem suave na maioria das situações. Em casos de cliente “mau pagador”, o contato pode ser mais firme, mas sempre mantendo a educação.
Dessa forma, suas chances de recuperar os valores pendentes aumentam, além de ajudar na manutenção de boas relações. O segredo é compreender o perfil do cliente e a situação da dívida para ajustar sua estratégia!
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