Como cobrar cliente: guia completo para cobranças assertivas

Definir a maneira como cobrar cliente pode ser desconfortável para muitos empreendedores, sobretudo quando o pagamento está atrasado há tempos. 

Mas não se preocupe! Basta manter uma comunicação assertiva e profissional durante esse processo — e é o que vamos ensinar neste artigo.

Pronto para descobrir como cobrar um cliente educadamente por telefone, WhatsApp ou qualquer outro meio de comunicação? 

Como cobrar cliente adequadamente?

Estar na posição de cobrar um cliente é desagradável, mas não precisa ser motivo de preocupação. O segredo está em abordá-lo de forma educada e aberta. 

Em vez de pressionar, envie uma mensagem simples lembrando do pagamento e mostrando que está disposto a ajudar. 

Escutar o lado do cliente também é fundamental, pois pode haver alguma dificuldade que você desconhece. 

Que tal oferecer opções flexíveis de pagamento? Ao propor soluções, como prazos maiores ou parcelamentos, a conversa flui melhor, e você mantém a relação de forma leve e amigável.

O que considerar na hora de cobrar o cliente?

Como vimos, há maneiras suaves de fazer cobranças. Agora, vamos aprofundar nos pontos que você deve considerar ao entrar em contato para cobrar o cliente.

Débitos e valores a receber

Antes de realizar uma cobrança, é importante ter um controle completo de todas as vendas feitas ao cliente, incluindo as pendências e os pagamentos já efetuados.

Por isso, você deve ter uma gestão de vendas bem estruturada, com registros atualizados sobre negociações, valores e prazos. Desse modo, você evita confusões e enganos. 

Perfil do cliente

Cada cliente pode ter um comportamento diferente em relação às dívidas, e identificar o perfil do devedor permite ajustar a estratégia de cobrança. Veja os 4 perfis mais comuns:

• Ocasional: atrasos pontuais, geralmente sem problemas recorrentes.
• Crônico: costuma atrasar frequentemente, mas sempre resolve as pendências.
• Negligente: não se preocupa com as cobranças e tende a ignorar avisos.
• Mau pagador: tem histórico de inadimplência e pode dificultar acordos.

Tipo de abordagem

Antes de iniciar a conversa ou enviar uma mensagem, leve em consideração fatores como a urgência da dívida e o relacionamento que você tem com o devedor. 

Se o cliente é antigo e mantém uma relação de confiança com sua empresa, a conversa pode ser mais amigável e flexível, permitindo negociações ou até prazos maiores. 

Mas como cobrar um cliente que não paga? Clientes com histórico problemático demandam uma abordagem mais direta e firme, deixando claro os prazos e as consequências do não pagamento.

Situação do cliente

Quando pensar em como cobrar cliente, o primeiro ponto é nunca assumir que ele deixou de pagar propositalmente. Pode ser que o atraso tenha ocorrido por imprevistos, e começar uma cobrança de forma agressiva nunca é o melhor caminho.

Aguarde ao menos dois ou três dias após o vencimento antes de fazer o primeiro contato. Se a dívida vence no dia 05/12, espere até o dia 08/12 para iniciar a cobrança. Isso dá ao cliente um tempo adicional para resolver possíveis problemas com o pagamento.

Outro fator importante é o momento do devedor. É necessário avaliar:

• Valor da dívida: dependendo do perfil do cliente, a prioridade em quitar a dívida pode variar. Dívidas menores, por exemplo, podem ser pagas mais rapidamente.
• Tempo de atraso: quanto mais recente a dívida, maiores as chances de recuperação. Dê preferência para cobrar os débitos mais novos, sempre prezando o bom senso.
• Dívidas no mercado: analise as dívidas do cliente em outros locais. Se houver muitas pendências, o momento pode não ser o ideal para uma cobrança.

Formas de pagamento

Outro aspecto relevante sobre como cobrar cliente com inadimplência são as formas de pagamento que você pretende disponibilizar. 

Avalie condições que facilitem a quitação, mas sem comprometer o seu negócio. Isso pode ajudar a fechar acordos vantajosos para todas as partes envolvidas. Algumas opções são:

• Boletos bancários

• PIX

• Transferência eletrônica

• Cartão de crédito

• Pagamento em dinheiro com desconto

O que falar na hora de cobrar um cliente por WhatsApp?

Não sabe como cobrar um cliente educadamente por WhatsApp? E se você pensar em algumas frases para cobrar cliente? Você pode formular modelos de mensagens e adaptá-los conforme a situação do devedor. Confira duas sugestões no próximo tópico!

Modelos de mensagem de cobrança para WhatsApp

Modelo 1 

Olá [cliente], tudo certo?

Aqui é [seu nome], da [nome da empresa].

Estou entrando em contato para lembrar sobre a fatura no valor de R$XX, que ainda está pendente.

Para facilitar, estou enviando um boleto atualizado com uma nova data de vencimento.

Se precisar de ajuda com o pagamento ou tiver alguma dúvida, estou à disposição.

Atenciosamente,

[Seu nome].

Modelo 2

Oi [cliente], como está?

Sou [seu nome] da [nome da empresa].

Gostaria de lembrar que a fatura de R$XX referente ao mês [x] ainda não foi quitada.

Se houver algum problema ou se precisar de um novo prazo para o pagamento, por favor, nos avise.

Estamos aqui para ajudar!

Obrigado,

[Seu nome].

Viu como é fácil? Se você não tiver tempo disponível para enviar as cobranças individualmente, invista em um sistema de cobranças automatizado. Essa ferramenta envia lembretes para o cliente via WhatsApp, e-mail, SMS ou outro meio digital. 

Como o sistema de cobranças da OK ajuda a cobrar clientes?

O sistema de cobranças da OK transforma o modo como você lida com a recuperação de crédito. Em vez de usar métodos manuais e complicados, você pode gerenciar tudo em uma única plataforma.

Com o OK Cobrança, é possível acompanhar os títulos a receber e até realizar a negativação pelo sistema. 

A automação faz com que as notificações sejam enviadas automaticamente por e-mail e SMS, o que otimiza a cobrança e ajuda a reduzir a inadimplência.

Além disso, essa centralização economiza tempo e melhora a administração financeira. O processo de cobrança fica mais ágil e simples, ajudando você a manter o fluxo de caixa em dia. 

Conclusão

Quando surgir a dúvida sobre como cobrar cliente, opte por uma abordagem suave na maioria das situações. Em casos de cliente “mau pagador”, o contato pode ser mais firme, mas sempre mantendo a educação.

Dessa forma, suas chances de recuperar os valores pendentes aumentam, além de ajudar na manutenção de boas relações. O segredo é compreender o perfil do cliente e a situação da dívida para ajustar sua estratégia!

Precisa de uma ajudinha? Conheça a OK! Com nosso sistema de cobranças, você gerencia títulos a receber e automatiza o envio de notificações. Com a tecnologia a seu favor, sobra mais tempo para focar na gestão do seu negócio.

Experimente nossos serviços hoje mesmo!