Ferramentas de cobrança são fundamentais para empresas que buscam organizar suas finanças. Com a automação, é possível fazer cobranças rápidas e menos sujeitas a erros, o que melhora a gestão financeira.
Neste artigo, vamos explicar o que são ferramentas de cobrança e como funcionam. Também vamos mostrar os métodos de cobrança mais utilizados e os benefícios das soluções automatizadas. Continue lendo e entenda tudo sobre o assunto!
O que são ferramentas de cobrança?
Ferramentas de cobrança são recursos que ajudam empresas a gerenciar suas finanças, especialmente no que diz respeito ao recebimento de pagamentos. Elas facilitam o controle de contas a receber e ajudam a otimizar a comunicação com os clientes sobre pendências.
Entre essas ferramentas, estão os sistemas para emitir faturas, enviar lembretes de pagamento e registrar transações. Alguns também oferecem relatórios financeiros que mostram o desempenho das cobranças ao longo do tempo.
Usar uma ferramenta de cobrança permite acompanhar quem pagou e quem ainda deve a sua empresa. Além disso, muitas dessas ferramentas se integram a outros sistemas de gestão, como os de contabilidade — o que pode ser bastante positivo para o seu negócio!
Quais são os métodos de cobrança?
Os métodos de cobrança variam, e cada empresa deve escolher o que melhor se encaixa em sua realidade. Aqui estão alguns métodos comuns:
- Ligação telefônica: uma abordagem tradicional que permite conversar diretamente com o cliente. Porém, pode ser cara e difícil de gerenciar em grande volume.
- E-mail: prático para enviar lembretes, mas a taxa de abertura pode ser baixa. Em conjunto com outros métodos, pode ser uma boa estratégia.
- SMS ou WhatsApp: a comunicação via SMS é rápida e direta. Já o WhatsApp possibilita o envio de lembretes e links para pagamentos.
- Terceirização: a terceirização da cobrança envolve contratar uma empresa especializada para gerenciar o processo de cobrança.
- Protesto cartorial: o protesto cartorial é um procedimento legal que consiste em registrar a dívida em cartório, servindo como um aviso formal ao devedor.
- Assessoria jurídica: envolve advogados quando outras tentativas falham. Ações legais podem ser tomadas nesse caso.
- Correspondência (carta): cartas com aviso de recebimento garantem que o cliente receba a notificação.
Atualmente, as ferramentas de cobrança automatizadas são uma escolha melhor. Um estudo da OTRS Group revelou que 52% das empresas no Brasil já adotaram automação, superando a média global de 28%.
Além disso, 59% dessas empresas utilizam inteligência artificial em seus processos, o que agiliza a gestão de cobranças.
Quais os benefícios das ferramentas de cobrança automatizadas?
Selecionamos os principais benefícios das ferramentas de cobrança automatizadas. Veja a seguir!
Menos custos operacionais
Ao eliminar tarefas manuais como envio de boletos ou cobranças por telefone, a empresa reduz despesas e diminui o risco de erros. Com menos tempo gasto em atividades repetitivas, a equipe pode direcionar seus esforços para outras áreas.
Menor inadimplência
As ferramentas automatizadas permitem que lembretes de pagamento sejam enviados de forma programada e frequente. Isso ajuda a evitar atrasos e aumenta as chances de os clientes quitarem suas dívidas no prazo.
Além disso, essas mensagens podem ser adaptadas ao perfil de cada cliente, o que favorece uma relação mais próxima.
Controle financeiro mais preciso
Sistemas automatizados fornecem dados em tempo real sobre as finanças da empresa. Dessa forma, é mais fácil acompanhar receitas, prazos de pagamento e contas em aberto.
Com informações sempre atualizadas, a organização consegue ajustar suas estratégias e identificar problemas rapidamente.
Rapidez nas cobranças
Com a automação, as cobranças são enviadas de forma imediata, o que pode acelerar o recebimento dos valores devidos. Como resultado, o fluxo de caixa é mantido em dia, sem depender de processos manuais lentos.
Transações mais protegidas
Ferramentas de cobrança automatizadas utilizam tecnologias que protegem os dados financeiros dos clientes. Desse modo, é possível evitar fraudes e falhas que poderiam comprometer a confiança da empresa junto aos consumidores.
Régua de cobrança: o que é?
A régua de cobrança é uma maneira de organizar o processo de cobrança das empresas. Ela funciona como um roteiro que define os momentos em que os clientes devem ser avisados sobre prazos, boletos e faturas vencidas.
Assim, a organização cobra o cliente em momentos específicos, para evitar atrasos e falhas na comunicação.
Esse tipo de régua integra um planejamento de ações voltadas à redução da inadimplência, o que exige atenção a cada etapa relacionada ao pagamento.
Aqui, estamos falando desde a escolha do método de pagamento (como boleto, cartão de crédito ou Pix) até o tratamento de atrasos, sejam de curto ou longo prazo.
Como fazer uma régua de cobrança?
Fazer uma régua de cobrança é mais fácil do que parece. Entenda o passo a passo para usar essa estratégia no seu negócio!
Entenda o processo de pagamento dos seus clientes
Para criar uma régua de cobrança eficiente, o primeiro passo é mapear o processo de pagamento. Você precisa identificar quando os clientes devem ser notificados e quais são os melhores momentos para enviar lembretes.
As mensagens podem ser enviadas antes, na data ou após o vencimento de uma fatura. Priorize cobranças assertivas, que mostrem empatia pelo devedor e ofereçam flexibilidade na negociação.
Escolha um bom software de cobranças
Além de ajustar o tom das mensagens para cada fase do pagamento, é importante utilizar um software de cobranças que automatize e organize o envio de notificações.
Um bom sistema facilita a comunicação, enviando lembretes amigáveis antes do vencimento e alertas mais firmes após o prazo, com informações sobre juros e multas.
Esses softwares também permitem definir os canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp e, em alguns casos, até ligações automáticas.
Estabeleça o momento certo para negativar
Embora o foco da régua de cobrança seja evitar a negativação, pode chegar o momento em que isso se torne inevitável. No entanto, o ideal é esperar ao menos 30 dias de atraso antes de negativar o CPF do cliente.
Ferramentas de cobrança: conheça o software da OK!
Com o software da OK, você tem à disposição um conjunto de ferramentas para lidar com a inadimplência. O monitoramento em tempo real permite que você receba notificações instantâneas sobre mudanças financeiras.
Nosso sistema oferece acesso a dados detalhados da Receita Federal, além de informações sobre anotações negativas e alertas de pré-negativação.
Com as ferramentas da OK, suas decisões serão baseadas em dados concretos.
Comece a utilizar nossos serviços e reduza a inadimplência no seu negócio!
Conclusão
Neste texto, abordamos como as ferramentas de cobrança ajudam a reduzir custos e a minimizar a inadimplência. Além disso, discutimos os diversos métodos de cobrança e enfatizamos a importância de escolher a abordagem certa para cada situação.
Vale destacar que é importante cobrar os clientes de forma assertiva. Assim, fica mais fácil resolver pendências e não há tanto desgaste na relação com o consumidor.
Agora, aproveite para conhecer o software da OK! Nossas soluções são projetadas para auxiliar na recuperação de dívidas de maneira rápida e eficiente.
Com recursos que permitem monitorar a situação financeira dos clientes, a OK torna o processo de cobrança muito mais eficiente. Junte-se a nós!
